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Geschäftsbericht

2017 / 18

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2017 / 18

BayBG in Zahlen

Tutum GmbH

„tutum hat sich innerhalb weniger Jahre eine starke Position auf dem Zukunftsmarkt Dokumentenmanagement geschaffen. 200 erfolgreich realisierte Projekte bestätigen hohe Kompetenz und Know-how des Nürnberger Erfolgsunternehmens.“

Julia Köckeis
Investment Managerin
Kapital für Handwerk, Handel und Gewerbe (KHHG)

Branche: Dokumentenmanagement
Gründung: 2008
Beteiligung: Stille Beteiligung 2017
|eteiligungsanlass Wachstum / Firmenübernahme (SOLLEC GmbH)
Homepage www.tutum.de

 

Dokumente werden zur Erfolgsressource


„Lange haben wir nach einem Dokumentenmanagement-System gesucht, das alle unsere Anforderungen erfüllen könnte. tutum führte uns dann exakt das System vor, das unseren Erwartungen entsprach. Eine automatisierte Auftragsindexierung, die an unsere ERP- Lösung anknüpft und das bislang papiergebundene Auftragsmanagement auf eine digitale Ebene hebt.“ So Thomas Sandl, Leiter der IT-Infrastruktur bei dem Dämmstoffhersteller Rygol, zur Zusammenarbeit mit der tutum GmbH.


Das Problem

„Wir ertrinken in Informationen und dursten nach Wissen“ – auch wenn dieses Bonmot des Zukunftsforschers John Naisbitt schon einige Jahre alt ist, so hat es nichts an Relevanz verloren. Zwischen 10 und 30 Prozent der gesamten Arbeitszeit werden, so einschlägige Studien, allein für das Suchen bereits vorhandener Informationen ver(sch)wendet. Das Sortieren, Ablegen, Kennzeichnen und Markieren von E-Mails und Dokumenten verschlingt Stunden.


Die Chancen

Diese Zahlen verdeutlichen, welche Perspektiven sich mit einem effizienten Informations- und Dokumentenmanagement eröffnen. Trotzdem nutzen kaum ein Drittel der Unternehmen ein Dokumentenmanagementsystem bzw. Enterprise-Content-Management (Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten). Ein zielgenaues Dokumentenmanagement stärkt die Wettbewerbsfähigkeit des Mittelstands. Ganz nach dem Motto: Nicht die Großen schlagen die Kleinen, sondern die Schnellen die Langsamen, die Informierten die Uninfomierten.


Die Lösung

Bei der Implementierung solcher Systeme hat sich tutum mit seinem 20-köpfigen Team bei 200 Unternehmen bewährt. tutum steht für die Optimierung aller dokumentengebundenen Prozesse sowie eine effiziente Sortierung und Ablage, wodurch unternehmensweit eine rasche Auffindbarkeit von Informationen gewährleistet wird. Das Unternehmen begleitet die Kunden bei der Bedarfsanalyse, Konzeption, Installation und Konfiguration der Softwarelösungen. Dokumente werden so zu dem, was sie sind: Wertvolle Ressourcen. Mit einem Kundenzitat haben wir begonnen, mit einem Kundenzitat wollen wir enden. Dominik Eichhorn, Geschäftsführer, Eichhorn Transport- und Entsorgungs GmbH: „Wir sparen durch den Einsatz von DocuWare viel Zeit bei Ablagetätigkeiten, welche wir jetzt sinnvoll in unsere Kundenbeziehungen investieren können.“

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